La elaboración de presupuestos es el proceso de creación de un plan financiero para una empresa que describe sus ingresos, gastos y gastos de capital proyectados durante un período de tiempo específico, generalmente un año.

El proceso generalmente implica varios pasos, que incluyen:

1. Establecimiento de metas y objetivos: el primer paso en el presupuesto es identificar las metas y objetivos de la empresa. Estos pueden ser a corto o largo plazo, y pueden relacionarse con ingresos, ganancias, participación de mercado o cualquier otro indicador clave de rendimiento (KPI).
2. Estimación de ingresos: una vez que se han establecido las metas y los objetivos, el siguiente paso es estimar los ingresos que la empresa espera obtener durante el período presupuestario. Esto puede basarse en datos históricos, puntos de referencia de la industria o pronósticos de ventas.
3. Proyección de gastos: el siguiente paso es proyectar los gastos en los que incurrirá la empresa durante el período presupuestario. Esto incluye costos tanto fijos como variables, como alquiler, salarios, servicios públicos, materias primas y gastos de marketing.
4. Asignación de recursos: después de estimar los ingresos y proyectar los gastos, la empresa necesita asignar sus recursos de manera efectiva para lograr sus metas y objetivos. Esto puede implicar priorizar ciertos proyectos o inversiones, reducir gastos en ciertas áreas o reasignar fondos de un departamento a otro.
5. Creación del presupuesto: finalmente, la empresa combina todos los pasos anteriores en un solo documento que describe su presupuesto para el período. Este documento generalmente incluye proyecciones de ingresos, proyecciones de gastos, proyecciones de flujo de efectivo y un resumen de la posición financiera de la empresa al final del período presupuestario.
6. Supervisión y ajuste: una vez que se haya establecido el presupuesto, es importante controlar el rendimiento real en comparación con el presupuesto y ajustar el presupuesto según sea necesario. Esto permite que la empresa se adapte a las condiciones cambiantes del mercado, los gastos inesperados u otros factores que puedan afectar su desempeño financiero.

¿Cuánto tiempo puede tomar ese proceso en una gran empresa?

El tiempo que lleva completar el proceso de elaboración de presupuestos en una gran empresa puede variar según una serie de factores, incluidos el tamaño y la complejidad de la organización, el nivel de detalle requerido en el presupuesto, la cantidad de departamentos involucrados y las herramientas y sistemas utilizados para crear el presupuesto. En general, el proceso de elaboración de presupuestos puede tardar varias semanas o varios meses en completarse en una empresa grande.

El proceso puede involucrar múltiples rondas de revisión y revisión, ya que diferentes partes interesadas brindan información y comentarios sobre el presupuesto. Además, puede requerir coordinación y comunicación entre los diferentes departamentos y equipos, así como la alineación con el plan estratégico general y los objetivos financieros de la empresa. En general, el proceso de presupuestación es una parte fundamental de la planificación y gestión financiera de cualquier empresa, y es importante asignar tiempo y recursos suficientes para garantizar que se desarrolle un presupuesto completo y preciso.

Existen varios enfoques para la presupuestación empresarial, y la elección del enfoque depende de los objetivos, el tamaño y la complejidad de la empresa. A continuación se presentan algunos de los enfoques más comunes para la elaboración de presupuestos empresariales:

1. Presupuesto incremental: este enfoque implica usar el presupuesto del año anterior como punto de partida y ajustarlo para los cambios del año siguiente. La ventaja de este enfoque es que es directo y fácil de implementar, pero puede que no sea efectivo para identificar y abordar las ineficiencias o las necesidades comerciales cambiantes.
2. Presupuesto de base cero: este enfoque implica comenzar el presupuesto desde cero cada año y justificar cada gasto. Este enfoque es útil para identificar ineficiencias y ahorros de costos, pero puede consumir mucho tiempo y recursos.
3. Presupuesto basado en actividades: este enfoque implica identificar las actividades necesarias para lograr los objetivos comerciales y luego estimar los costos asociados con cada actividad. Este enfoque ayuda a las empresas a alinear sus presupuestos con sus objetivos estratégicos y centrarse en las actividades más críticas.
4. Presupuesto continuo: este enfoque implica crear un presupuesto para un período fijo, como un trimestre o un año, y luego revisarlo periódicamente. Este enfoque permite a las empresas ajustar sus presupuestos en función de las condiciones cambiantes del mercado, las necesidades comerciales y el rendimiento.
5. Presupuesto basado en el rendimiento: este enfoque implica vincular el presupuesto a objetivos de rendimiento específicos, como ingresos o ganancias. Este enfoque ayuda a las empresas a concentrarse en lograr sus objetivos y puede motivar a los empleados para que se desempeñen mejor.
6. Presupuesto de flujo de caja: este enfoque implica la previsión y gestión del flujo de caja, que es esencial para mantener la liquidez y garantizar la estabilidad financiera de la empresa.

Estrategias de presupuestación basadas en la estructura organizacional

Las estrategias de presupuestación basadas en la estructura organizacional están estrechamente relacionadas con los diferentes niveles de gestión dentro de una organización. A continuación se presentan algunas de las estrategias más comunes para la presupuestación basada en la estructura organizacional:

1. Presupuesto de arriba hacia abajo: en este enfoque, los altos ejecutivos y los gerentes de alto nivel crean el presupuesto y luego lo comunican a los gerentes y empleados de nivel inferior. La presupuestación de arriba hacia abajo es útil cuando existe una estructura de toma de decisiones centralizada y un alto grado de control sobre el presupuesto.
2. Presupuesto de abajo hacia arriba: en este enfoque, los gerentes y empleados de nivel inferior brindan información y comentarios para crear el presupuesto. La presupuestación de abajo hacia arriba es útil cuando existe una estructura de toma de decisiones descentralizada y una necesidad de compromiso y aceptación de los empleados.
3. Presupuesto Participativo: En este enfoque, los gerentes y empleados de todos los niveles de la organización están involucrados en el proceso de elaboración del presupuesto. El presupuesto participativo es útil cuando existe la necesidad de colaboración e innovación en toda la organización.
4. Presupuesto funcional: en este enfoque, cada departamento o área funcional crea su presupuesto en función de sus necesidades y objetivos específicos. La presupuestación funcional es útil cuando existen objetivos departamentales claros y una necesidad de flexibilidad y autonomía.
5. Program Budgeting: En este enfoque, los presupuestos se crean con base en programas o proyectos específicos dentro de la organización. La presupuestación por programas es útil cuando existen objetivos o iniciativas específicas que requieren recursos y financiación específicos.
6. Presupuesto base cero: En este enfoque, los presupuestos se crean desde cero cada año sobre la base de una revisión de todos los gastos y actividades. La presupuestación de base cero es útil cuando existe la necesidad de control de costos y eficiencia.

En SAFe (https://www.scaledagile.com/training/calendar) Presupuesto participativo (PB) es el proceso que utiliza Lean Portfolio Management (LPM) para asignar el presupuesto total de la cartera a sus flujos de valor . Los flujos de valor actúan como programas en la gestión de proyectos estándar.

Detalles

Participatory budgeting (PB) is a dynamic, collaborative process that enables LPM to gather the data and build the consensus required to invest in the best possible solutions. It’s a critical element of LPM (lean portfolio Management) and is used to establish Lean value stream budgets.

PB involucra a un grupo diverso de líderes comerciales y técnicos y otras partes interesadas en la toma de decisiones necesarias para establecer y ajustar los presupuestos de flujo de valor en una cadencia regular. La aplicación de PB para establecer presupuestos SAFe Lean tiene varios beneficios:

• Permite que la cartera ajuste los presupuestos para respaldar las necesidades cambiantes de los clientes y del mercado.
• Brinda a los líderes información y perspectivas de múltiples partes interesadas sobre las soluciones existentes y las epopeyas propuestas.
• Crea alineación y aceptación en decisiones de financiación difíciles, mejorando el compromiso y la moral de los empleados. Aumenta la propiedad de los presupuestos y da como resultado presupuestos más realistas y alcanzables que los impuestos de arriba hacia abajo.
• Mejora el intercambio de información y conocimiento entre líderes y equipos.

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